ELEKTRONIKUS SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA ÉS MEGŐRZÉSE A nagymennyiségű bizonylatot kibocsátó és fogadó szervezetek részéről felmerült az üzleti igény a jórészt elektronikus úton zajló számviteli folyamatok számlakibocsátással és számlamegőrzéssel kapcsolatos folyamatelemeket is elektronikus útra tereljék. Az informatikai megoldások fejlődésével lehetővé vált, hogy a papír alapú okiratiságban felhasznált biztonsági funkciók, különösen a kézi aláírás elektronikus térben is megvalósítható legyen. A jogalkotó az informatikai eredményekre reagálva megalkotta az elektronikus okiratiság elismeréséhez szükséges alapvető jogszabályokat, illetve módosított egyes papír alapú világra épült rendelkezéseket. Az elektronikus számla követelményrendszere Az elektronikus számla kibocsátásának és megőrzésének szabályait meghatározó jogi rendelkezések több, egymásra épülő szinten kerülnek definiálásra. A legalsó szintet a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény bizonylatokkal kapcsolatos általános rendelkezései jelentik. A következő szinteket az adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatkénti elfogadás feltételeként meghatározott követelmények, illetve az ÁFA törvény rendelkezései jelentik. Speciális, az elektronikus számlákra alkalmazandó követelményeket határoz meg a 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet. A fenti jogszabályi szint rendelkezéseit értelmezik és egészítik ki az APEH és PM nyilvános közleményei és állásfoglalásai, amelyet a konkrét megvalósítás során egyedi kérelemre adott tájékoztatások egészíthetnek ki. Az elektronikus számla elismert formái, főbb követelmények A szabályozás az elektronikus számla két formáját ismeri el a szabályozás: zárt elektronikus adatcsere rendszerben kiállított számla (EDI számla); elektronikus aláírással hitelesített számla (PKI számla). Az elektronikus számla két elismert formájával kapcsolatos követelmények jelentős eltérést mutatnak, amelyek jórészt az alkalmazott technológiák különbözőségéből erednek. Szerződés a kiállító és a befogadó között Fontos szabály, hogy elektronikus számla kizárólag az eladó és a vevő közötti előzetes szerződés esetében bocsátható ki. EDI alapú elektronikus számla esetében a szerződés írásba foglalása szükséges, míg PKI alapú elektronikus számla esetében a szerződés létrejöhet ráutaló magatartás révén - így akár egyéb hitelesítés nélkül, webform kitöltésével, vagy ÁSZF-re hivatkozással - is lehetséges szerződést kötni ahhoz, hogy valamely vevő részére elektronikus számla kerüljön kibocsátásra. A hitelesség biztosítása< EDI alapú elektronikus számla esetében a számlák hitelességét a rendszer zártsága és a számlakibocsátó és befogadó közötti szerződés biztosítja, amelyek jórészt információbiztonsági követelményeken keresztül ragadható meg. A kibocsátó köteles az által kibocsátott PKI számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel kell ellátni, ezért a elektronikus számlázási rendszerek kialakításánál az elektronikus aláírással kapcsolatos általános jogi követelmények figyelembevétele, illetve az ezzel kapcsolatos informatikai és eljárásrendi feltételek teljesítése is szükséges. Az elektronikus számla megőrzése Az elektronikus úton kiállított számla annak hitelessége ellenőrizhetősége érdekében eredeti formájában őrzendő meg. AZ EDI alapú elektronikus számla az azt kibocsátó rendszerben általános követelményeknek megfelelően kell megőrizni. A PKI alapú elektronikus számla megőrzésének az archiválási szabályokban meghatározott részletes követelményeknek megfelelően kell megtörténnie, amely szerint a megőrzési kötelezettséget a kötelezett (a számla kibocsátója, illetve adóalanyiságtól függően egyes számlabefogadók) akár saját maga, akár archiválási szolgáltató igénybevételével teljesítheti. Amennyiben a kötelezett maga végzi a megőrzést, úgy az archiválási szabályokban meghatározott követelményeknek megfelelő eljárási és/vagy informatikai feltételek biztosítása a kötelezett feladata. Az elektronikus számla adóhatósági ellenőrzése Adóhatósági ellenőrzési eljárásban a megőrzésre kötelezettől a rendszer dokumentációjának bemutatását, illetve az adóhatóság által közzétett formátumú másolat rendelkezésre bocsátását kérheti, illetve a számlázási folyamatot figyelemmel kísérheti számla kibocsátása közben. Elektronikus számlázási rendszer bevezetése Az elektronikus számlázási rendszerek bevezetése során az üzleti folyamatok mellett az informatikai lehetőségek és a jogi szabályozás által támasztott követelményeket együttesen kel figyelembe venni. További speciális kérdések A fenti követelmények a gyakorlatban előforduló kérdéseknek csak egy részét jelentik, a fentieken túlmenően számos kérdés merülhet fel, amelyekkel kapcsolatban szintén követelmény a vonatkozó jogi szabályozásnak való megfelelés. Ilyen területek az elektronikus számlák kontírozása, a papír alapú számlák konvertálása elektronikus formára, illetve ennek felhasználhatósága, illetve a számlabefogadás feltételei. További speciális területet jelentenek a fentiek mellett az elektronikus számlázással kapcsolatos szolgáltatásokhoz kapcsolódó követelmények. 2007. augusztus

Hasonló témájú cikkek: Dokumentumkonverzió jogi aspektusai >>> Elektronikus dokumentumok archiválása >>> Legújabb cikk: Frekvencia használati jog megszerzésének általános szabályai >>> Kapcsolódó szakterület: Informatikai jogi tanácsadás >>> Összes cikk >>> Szakterületek >>> Kapcsolat >>> Főoldal >>>

Kovács V. Gábor Ügyvédi Iroda Dr. Kovács V. Gábor ügyvéd infokommunikációs szakjogász Telefon: 06-30 / 655-8458 Mail: kovacsvg@kovacsvg.hu

Összes cikk >>> Szakterületek >>> Szakmai önéletrajz >>> Kapcsolat >>> Főoldal >>>